案例 | 船舶公司项目管理和订单记账
在 2020 年初开始的疫情冲击之下，各行各业均受到较大影响，全球经济迅速下行。因此，国际贸易订单数量自然也大大下滑，相应地，船舶公司也失去了很多生意机会。然而飘风不终朝，暴雨不终夕，经过三年的抗争，我们终于还是从疫情中走了出来。这对于国际贸易来说是极大的利好，需求随着经济复苏而迅速攀升，船舶公司也显得生机勃勃。据“中国船舶”在互动平台表示，目前订单饱满，订单排期已至 2026 年。
那么对于大量的订单，船舶公司应该如何有效地对订单及其账目进行管理呢？比如，如何记录订单及其子项目的情况，如何记录供应商的基本信息，又如何统计收支情况并生成订单发票，等等。工欲善其事，必先利其器，其实这些问题用 SeaTable 就可以轻松解决。
先来介绍下 SeaTable ，它是一款以智能表格为基础的新型数字化平台。表格支持丰富的数据类型，能帮助用户用表格的形式来组织和管理各类信息。在表格基础上，它还支持自定义工作流、应用搭建、数据分析等丰富的扩展功能，可以快速搭建出灵活的业务系统和应用，低门槛实现工作的数字化，降本增效。
下面来看如何用 SeaTable 完成船舶公司的订单记账工作。
表格架构
船舶公司订单记账表由两个子表组成：
- [总表]：记录项目的基本信息、统计收支情况、生成发票
- [子项目明细]：记录子项目的收支信息以及对应供应商的信息
表格制作
SeaTable 支持用户根据自己的需求定制表格，我们就按照常见的船舶订单需求来制作基本的子表。
总表
我们用 ST 当做 SeaTable 的简写，来做个示范。
总表中，除了如 {ST PJ NO}、 {PJ NO}、{SHIP NAME}、{CLIENT}、{PROJECT NAME} 等常见列使用文本列类型来记录，我们还使用了其他列类型来简化操作，提高效率：
- 复制 ST PJ NO：使用按钮列，按钮列类型支持丰富的动作。我们使用复制行的动作。根据相同的列名，可以一键复制首列的内容到“子项目明细”表，生成一行新的子项目记录。
- STATUS：使用单选列，单选列可以建立标签，用于标注非常方便。我们用来标记订单的状态。
- PROJECT TYPE ：使用多选列，多选列可以在单元格中勾选多个标签。我们用来标记订单的类型。
- 完工日期：使用日期列，点击单元格即可选择日期。
- 生成发票：使用按钮列，这里我们使用“将页面设计 PDF 保存到列”的动作。我们在页面设计插件中做好基本样式后，只需点击按钮，即可将完整的发票生成到 {ST 发票附件} 列中。
- ST 发票附件：使用文件列，支持打开查看列中的文件，并且支持一键下载全部文件，还可以自定义下载文件的文件名。
- 链接列：链接列可以将两个子表关联，让行记录对应起来，还可以进行数据的汇总计算。
- 链接公式：在关联两个子表之后，就可以用链接公式列来汇总计算出关联表对应的数据了。这里我们可以用链接公式 rollup-sum 函数来对“子项目明细”表中的数据进行计算。
- 公式列：可以输入公式，对已经得出的链接公式的结果进一步计算，得出最终的毛利和毛利率。
子项目明细
用于记录总表中每个订单的子项目情况。可以看到，通过链接公式，能直接引用主表中的如 {SHIP NAME}、{CLIENT}、{PROJECT TYPE} 等列信息展示出来。这样，子项目就可以对照其所属订单，非常清晰。
对于每个子项目的供应商，我们需要建立相关的列来做信息记录，如 {供应商名称} 、{供应商发票附件} 等。
这里要注意的是，{申请审批} 我们使用了按钮列类型的“发送企业微信消息”动作，可以将供应商相关信息发送到企业微信群组，催促审批人审批。
表格使用
权限设置
表格主要包括三部分：销售部分、采购部分和财务部分，每个部分的人员只能编辑自己的内容，其他部分只读。
属于销售部分的如下：
属于采购部分的如下：
其余入账与计算相关的属于财务部分。
那如何控制权限呢？我们可以使用编辑列权限功能，点击列下拉箭头，即可对列设置编辑权限。以销售部分为例，只有销售 Devin 可以编辑，那么我们就将编辑权限只授予 Devin。其他列以此类推。
为记录自动添加链接
总表和子项目明细表之间的行记录需要关联起来，才可以进行数据的交换，但是逐个去点选添加有些低效，那么有没有简便方法呢？
当然有！我们可以使用自动化规则来实现链接之间自动关联。
当我们新建一个子项目时，希望可以自动与总表中对应的订单关联，那么可以如下设置：
触发条件设置为“新增记录”，自动化规则设置为“添加链接”——如果两个首列的行内容一致，则在链接列中添加链接。
这样，不论是从总表中复制订单号到子项目明细表，还是在子项目明细表中直接新建记录，只要两个子表的首列订单号相同，就会自动关联起来了。
复制订单号到子项目明细表
比如我们需要新建一个关于总表 ST2023/1001/002 订单的子项目，那么可以直接点击复制按钮。这样，就可以自动复制订单号到子项目明细表了。
并且，因为我们前面已经设置了自动化规则，系统判断两个子表首列的内容一致，所以就在复制订单号的同时，为两条记录自动添加了链接。
因此当我们复制订单号后，子项目明细表相关的链接公式，都会自动显示出总表中对应的信息来。
利润计算
关于每个订单的利润计算方面，因为我们已经将总表和子项目明细表中的项目自动关联起来了，所以我们可以用链接公式将每个订单相关的子项目数据，汇总到总表中；然后用公式列来逐步计算，即可得出最终的毛利和毛利率。
审批提醒
SeaTable 支持第三方集成，可以通过企业微信群的机器人来实现发送表格内的数据信息到群组中。
比如当我们已经选定了供应商，并记录了相关的信息，想要通知到企业微信群的审批人进行审批，那么就可以使用 按钮列——发送企业微信消息 来实现。
你可以编辑想要提醒的内容，结合输入 {列名} 来引用对应的内容；并且可以选择 Markdown 格式，对文字的样式进行修改。
当我们点击按钮后，企业微信群就会收到通知消息，提醒负责人去进行审批了。是不是非常方便呢？
生成发票
当我们完成一个订单后，需要由销售人员/表格管理员填写完工日期并生成订单发票。
那么，我们这里可以结合按钮列+页面设计插件两部分，来实现一键快速生成发票。
首先，在页面设计插件中，把基本的格式设置好，可以从右侧拖入需要使用的字段，并修改样式。完成后，我们只需切换记录，就可以看到不同订单的发票了。
接着，我们给按钮列增加“将页面设计 PDF 保存到列”的动作，设置页面为插件中的发票页面，选择文件列为 {ST 发票附件列}，将 PDF 文件名命名为“订单号-完工日期”。
这样，只需要点击按钮，就可以自动将对应发票保存到文件列中了。
总结
通过对案例的详细讲解，你应该了解如何利用 SeaTable 来对大量订单进行管理了。首先，我们通过丰富的列类型，建立订单所需要的字段；然后通过链接列，将总表和子项目表关联，使订单与其一个或多个子项目关联起来，并可以用链接公式来汇总数据；最后我们可以结合按钮列的动作，实现审批提醒和发票生成。这样，一整个订单记账的流程就完成了，而且可以通过权限来进行明确的编辑范围划分，保证了数据的安全性。
当然，每个公司都有自己的一套账本模式和思路，没有所谓的固定的范本。但用 SeaTable 来记录和管理记账明细，基于其丰富的功能，让我们使用起来足够灵活，既简单又高效，赶快来体验一下吧！
Last modified by seatable, 2023-01-18